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关于进一步规范全县劳动用工备案工作的通知
  • 发布时间:2015-10-19 18:24
  • 来源: 县人力资源和社会保障局
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                            双人社发[2013]12号

                    关于进一步规范全县劳动用工备案工作的通知

    各乡镇(场)、阳明山国家森林公园管理局、各用人单位:

为加强劳动用工管理,规范劳动用工次序,推进劳动合同制度实施,促进劳动关系和谐稳定,根据市人力资源和社会保障局《关于进一步规范全市劳动用工备案工作的通知》(永人社发【2013】29号)文件精神,进一步规范全县劳动用工备案工作,现就有关事项通知如下;

一、劳动用工备案的适用对象。

本县行政区域内的企业、个体经济组织、民办非企业单位、会计师事务所、律师事务所、基金会等组织(以下称用人单位)和与其建立劳动关系的劳动者。在本县工商行政管理部门注册登记的用人单位或外县企业,必须到本局办理劳动用工备案;中央、省在双企业的劳动用工备案由市人社局劳动关系科办理或由市局委托本局办理;

国家机关、事业单位、社会团体和与其建立劳动关系的劳动者参照进行劳动用工备案。

二、劳动用工备案的主要内容。

(一)用人单位基本情况:单位名称、法定代表人、组织机构代码、工商营业执照号码、行业许可证号码、经济类型、行业类别、注册登记地址和实际运营地、劳资负责人及联系电话等;

(二)用人单位工资基本情况:单位工资总额、平均工资、企业负责人薪酬等;

(三)用人单位劳动用工信息:包括职工类别、职工基本情况、用工形式、用工起始时间、合同类型、合同起始时间及期限、是否在岗、约定工资标准等。

三、劳动用工备案办理流程。

(一)用人单位初始备案时需向需向本局报送以下书面材料:

1.湖南省劳动用工备案信息系统开户申请表;

2.用人单位营业执照原件(验后退回)及复印件;

3.用人单位组织机构代码原件(验后退回)及复印件;

4.用人单位与劳动者订立的劳动合同文本(样本)、解除或终止劳动合同证明书(样本);

5.本局需要的其他相关资料。

劳务派遣单位办理初始备案除提供上述材料外,还应提供具备职业指导、人力资源管理、劳动关系协调或社会保障方面职业资格的专职管理人员名册、劳务派遣协议、劳务派遣人员名册、劳动合同文本、社会保险参保和工资发放情况等。

本局对符合条件的劳务派遣单位颁发《劳动用工备案手册》向社会公告,并于每年5月底前对劳务派遣单位情况进行复核。

(二)用人单位通过网络办理劳动用工备案。

用人单位可通过互联网“湖南人力资源社会保障公共服务网”(www.hn12333.com)的“在线经办”窗口点击“劳动用工备案(企业)”栏,按提示点击《湖南省劳动用工备案系统》即可办理。具体操作如下:

1.在系统界面上点击用户注册,按系统提示要求认真录入企业单位基本信息(备案业务办理机构选择双牌县辖区),注册成功后牢记用户名和密码并等待人力资源和社会保障行政部门备案确认。

2.单位信息备案确认后,用人单位可通过自行设置的用户名和密码登录《湖南省劳动用工备案系统》,点击劳动用工管理,进行劳动用工备案(导入人员信息)。系统中可进行人员信息的单个新增和批量新增,当点击批量新增时需下载合同模版,在合同模版中依次填入新增人员信息(含下拉提示的空格填序号即可,个人联系电话为必填),保存后点击上传文件不已填写好的《劳动合同模版》及时导入系统,并等待人力资源和社会保障行政部门备案确认。用人单位劳动用工处始备案已完成。

3.用人单位在劳动用工信息每月发生变化时登录《湖南省劳动用工备案系统》办理变动备案。点击劳动用工管理,进入劳动用工备案,单击人员信息时上方将出现变更、终止、解除,用人单位可根据劳动用工信息变化情况选择相应操作,并等待人力资源和社会保障行政部门备案确认。

(三)用人单位暂时不能通过网络办理劳动用工备案手续的,可以报送书面材料,经本局审核后录入系统。

新成立的用人单位应当在工商注册或批准成立之日起30日内,到本局办理初始备案。

本通知实施前已招用劳动者的用人单位,应当按照规定到本局补办初始备案手续。

(四)本局为用人单位办理《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》。

1. 本局为办理了初始备案的用人单位颁发《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》。

2.用人单位填写《劳动用工备案手册》首页单位信息及《劳动用工备案职工花名册》,本局将通过核实系统备案情况填写备案情况记录,并在《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》上加盖“双牌县人力资源和社会保障局劳动用工备案专用章”。

3.用人单位信息、劳动者信息、劳动用工信息发生变化的,用人单位应当在30日内办理变动备案。用人单位在劳动用工信息发生变化并登录系统备案后于每月10日前上交《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》至本局加盖公章。

4.《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》是用人单位办理人力资源和社会保障各项业务的重要凭据。《劳动用工备案手册》记录内容不得损毁或随意涂改。

四、发生下列情形之一的,用人单位应当自发生之日起30日内办理注销备案。

(一)用人单位被依法宣告破产;

(二)用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销;

(三)用人单位决定提前解散的;

(四)法律、行政法规规定的其他情形。

用人单位办理注销备案时,《劳动用工备案手册》由本局收回。

五、建立工作协调联动机制。

劳动用工备案工作由本局劳动关系股具体承担,本局专业技术人员管理股、社会保险经办、就业服务管理、劳动监察和劳动争议仲裁机构要积极配合,协调联动,共同推进,定期交流信息,实现资源共享。

(一)社会保险经办机构在为用人单位办理新增参保或每月人员异动等社会保险业务时,应当查验由用人单位提供的加盖“双牌县人力资源和社会保障局劳动用工备案专用章”的《劳动用工备案手册》和《劳动用工备案职工花名册》。对不能提供以上劳动用工备案手续的用人单位,社会保险经办机构应及时指导用人单位必须先办理劳动用工备案手续。

(二)社会保险经办结构在用人单位或者劳动者办理参加社会保险或转移、终止社会保险关系以及享受工伤保险一次性工伤医疗补助金待遇、失业保险待遇、社会保险补贴等各项优惠政策时,要先查验用人单位提供的加盖“双牌县人力资源和社会保障局劳动用工备案专用章”的《劳动用工备案手册》、《劳动用工备案职工花名册》和《解除或终止劳动合同证明书》。对未依法出具《解除或终止劳动合同证明书》的用人单位,应告知其按照《劳动合同法》第五十条的规定办理有关手续。

(三)本局职业技术人员管理股、社会保险经办、就业服务管理、劳动监察和劳动争议仲裁机构在办理业务过程中,应当查询本县劳动用工备案信息,掌握有关情况,及时准确办理有关业务。

六、全面启动本县劳动用工备案制度。《湖南省劳动用工备案办法》已于2012年12月1日起施行,本县将在5月1日正式启动实施,全面推进。于今年8月底前确保劳动用工备案工作全面贯彻落实。

附件:1、湖南省劳动用工备案系统开户申请表

2、劳动用工备案手册(样本)

3、劳动用工备案职工花名册(样本)

二○一三年五月十六日

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